février 2019

3 mesures que les entrepreneurs en construction peuvent prendre pour être payés plus rapidement

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Si vous avez une entreprise de construction, vous êtes sans aucun doute aux prises avec des problèmes de recouvrement, des paiements en retard et des privilèges de constructeur impayés. Selon un nouveau rapport d’American Express et d’EY, la gestion des flux de trésorerie demeure un défi pour les entrepreneurs généraux et leurs sous-traitants. Cela dit, une nouvelle législation et des efforts accrus visant à simplifier les processus qui peuvent accélérer les paiements pourraient annoncer une solution prochaine – et une encaisse accrue pour les intéressés.

Comprendre la nouvelle législation en matière de paiements pour l’industrie de la construction

En vertu de la Loi sur la construction de l’Ontario, il incombe au bénéficiaire d’émettre rapidement une facture exacte. La loi stipule que les propriétaires doivent payer leurs entrepreneurs principaux dans un délai de 28 à 30 jours suivant la réception d’une facture correcte et exacte, et que les entrepreneurs doivent à leur tour payer leurs sous-traitants dans un délai de sept jours. D’autres provinces sont également en train de mettre en place leurs propres lois sur les paiements rapides.

Si l’entrepreneur général n’est pas en mesure de payer un sous-traitant, car il n’a pas lui-même été payé par le propriétaire, il peut envoyer un « avis de non-paiement » au sous-traitant en question. Si l’entrepreneur a d’autres raisons de ne pas payer son sous-traitant et qu’il émet un avis de non-paiement décrivant ses motifs, le sous-traitant a le droit de soumettre la situation à l’arbitrage, un processus qui réduit le recours aux privilèges du constructeur ainsi que les litiges.

« À mon avis, l’objectif ultime de la législation est de transformer la culture », explique Paul Raboud, directeur du conseil d’administration de Bird Construction. « C’est ce que nous voulons : un virage culturel qui amènera tout le monde à travailler ensemble et à coopérer. Une industrie de la construction structurée officiellement et propice aux litiges ne favorise pas l’efficience. »

S’il faudra peut-être attendre des années avant que l’industrie de la construction au Canada adopte une culture de coopération, les entrepreneurs peuvent d’ores et déjà prendre certaines mesures pour réduire les litiges, être payés plus vite et améliorer leurs flux de trésorerie.

Mettre l’accent sur l’éducation et sur la sensibilisation aux nouvelles lois sur la construction

Les experts ne savent pas si la nouvelle législation aura une incidence sur le cycle des flux de trésorerie et le cycle de facturation des entrepreneurs, mais, à tout le moins, elle favorisera une discussion sur les façons de gérer les comptes clients plus rapidement et plus efficacement. Les entrepreneurs en construction et leurs services de comptabilité doivent tout d’abord s’assurer que tous les intervenants de la chaîne d’approvisionnement comprennent la nouvelle législation.

Un changement important introduit par ces nouvelles règles est la facturation rapide. L’on s’attend en effet à ce que les entrepreneurs délivrent sans délai des factures exactes, et à ce que les propriétaires règlent les leurs rapidement, soit dans un délai de 28 jours. Par ailleurs, plutôt que de confier le traitement des comptes clients uniquement au service de la comptabilité, l’intégration des gestionnaires de projet au processus de facturation et de recouvrement pourrait permettre de personnaliser ces tâches. Des discussions franches et honnêtes entre gestionnaires de projet et propriétaires au sujet de la facturation pourraient contribuer à dissiper toute confusion sur le plan des modalités de paiement.

Analyser les processus internes pour apporter des améliorations

En plus de permettre aux entrepreneurs de recouvrer les factures impayées grâce à l’arbitrage et non en recourant immédiatement aux tribunaux, la nouvelle législation vise à encourager l’efficacité en matière de facturation.

En effet, certaines entreprises de construction qui, à moins de circonstances extrêmement difficiles, n’envisageraient jamais de rater une échéance traitent pourtant leurs comptes clients avec beaucoup plus de légèreté. Certaines de leurs factures impayées traînent sur leur bureau (virtuel ou non) pendant des mois; certains de leurs projets achevés ne sont pas facturés; ou alors elles hésitent à envoyer des rappels aux payeurs qui se traînent les pieds.

Pour améliorer l’efficacité, instaurez des processus dans le cadre desquels un travail est facturé dès son achèvement. Une facturation rapide peut réduire au minimum le délai moyen de recouvrement ainsi que la période entre l’achèvement d’un projet et le traitement des factures correspondantes.

Simplifiez le flux de travaux en veillant à disposer de dessins, de documents, de listes de sélection et d’ordres de modification exacts une fois le projet achevé pour que les factures soient établies conformément aux pièces et à la main-d’œuvre utilisées. Lisez attentivement toutes les modalités du contrat afin de produire les factures dans le format demandé par le client. Enfin, il est parfois possible de faire approuver à l’avance les factures par les propriétaires et de réduire ainsi au minimum les retards de paiement.

Recourir à la technologie pour accélérer les paiements et améliorer les flux de trésorerie

Enfin, les entrepreneurs en construction peuvent être plus efficaces en adoptant la technologie qui convient. La mise en place de modes de paiement numériques peut également aider bénéficiaires et payeurs à produire des factures et à régler celles-ci à temps. En programmant à l’avance leurs paiements, les propriétaires et les entrepreneurs peuvent mieux gérer leur encaisse.

L’utilisation d’une Carte de crédit affaires ou d’un système de paiement virtuel peut aussi contribuer à simplifier le processus de paiement. Vous pouvez gérer vos flux de trésorerie efficacement en programmant vos paiements de façon à ce qu’ils soient transmis à leur date d’exigibilité ou à une date donnée après la réception de la facture.

Les solutions de paiement virtuel peuvent simplifier le processus de paiement et de rapprochement, en renforcer la sécurité grâce aux numéros de compte virtuels et y ajouter des contrôles particuliers à chaque opération.

Quant aux Cartes de crédit et Cartes de paiement que vous utilisez pour vos achats, elles vous permettent d’obtenir des récompenses que vous pouvez ensuite remettre à vos employés ou utiliser pour régler des voyages d’affaires. En tirant parti de la période sans intérêt offerte par votre Carte de crédit, vous pouvez payer vos entrepreneurs à temps, tout en conservant votre argent pendant une période allant jusqu’à 55 jours* après le paiement de votre compte.

Améliorer les flux de trésorerie en collaborant avec les intervenants de la chaîne d’approvisionnement

Lorsque vous établissez des processus efficaces et que les gestionnaires de projet travaillent de concert avec votre service de la comptabilité, vous disposez déjà de deux rouages importants pour accélérer les paiements.

La facturation devrait être considérée comme la dernière phase de chaque projet, celle qui intervient tout juste après la dernière visite et le nettoyage du chantier. Plutôt que d’aborder les paiements dans un esprit de confrontation – « nous contre eux » –, les entrepreneurs peuvent collaborer avec les propriétaires pour mettre en œuvre des modes de paiement plus rapides et plus simples.

Un changement de paradigme dans la façon de voir les choses peut jouer un rôle important dans la résolution des problèmes de paiement dans l’industrie de la construction, tout en améliorant les flux de trésorerie de ses entreprises et en accélérant la croissance de celles-ci.

* Comme il s’agit d’une Carte de paiement, le solde doit toujours être réglé en totalité chaque mois, auquel cas aucuns frais d’intérêts ne seront imputés. Un délai de grâce de 28, 29, 30 ou 31 jours sans intérêt est accordé à compter de la date de clôture du relevé courant jusqu’à la date de clôture du prochain relevé, selon le nombre de jours du mois civil où survient la date de clôture du relevé. Le nombre de jours sans intérêt varie selon divers facteurs, dont la date à laquelle les opérations sont inscrites à votre compte, la date de clôture de votre relevé et si votre compte est en règle.

Le présent article ne fournit que des renseignements sommaires à des fins d’information générale uniquement. Il n’a pas pour but de donner des conseils juridiques ni n’exprime une opinion sur quelque question que ce soit. Il ne doit pas être considéré comme étant exhaustif et ne peut remplacer des conseils professionnels.