January 2019

Comment combattre la fraude par le personnel avant qu’elle ne nuise à votre entreprise

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Faire croître une entreprise est une aventure passionnante, mais également angoissante. Parmi les sources d’inquiétude, notons la crainte de perdre le contrôle et d’exposer son entreprise à la fraude commise par ses propres employés. Cette peur est bien compréhensible. Selon le rapport global de Kroll sur les fraudes et les risques1, les cas de fraude signalés sont passés de 61 % en 2012 à 84 % en 2018.

Bien que le crime informatique soit le principal risque pour les entreprises, un méfait aussi banal que le vol de biens matériels se hisse au troisième rang des grandes menaces auxquelles elles sont exposées, et 27 % des entreprises interrogées ont déclaré avoir été victimes de fraudes exigeant peu de moyens technologiques.

Les travailleurs qui ont facilement accès aux marchandises, à l’argent, aux chèques ou à des données sensibles sur les clients n’ont pas besoin de technologies sophistiquées pour frauder leur employeur. Cela dit, il est plus facile de prévenir la fraude en comprenant les méthodes le plus souvent utilisées par ceux qui la commettent.

3 méthodes rudimentaires utilisées par les employés fraudeurs et quelques moyens pour les stopper

Vol de données sur les clients. Que ce soit au bureau, dans un magasin ou dans tout autre environnement, des employés peuvent voler de grandes quantités de renseignements sur les clients, y compris leur numéro d’assurance sociale et les numéros de leurs cartes de crédit. Par exemple, un vendeur peut très bien noter le numéro et le code de sécurité de la carte de crédit d’un client et s’en servir ensuite pour effectuer des achats par téléphone ou en ligne. Les employés de bureau peuvent dérober les renseignements sur les clients qui figurent dans les documents imprimés, et les employés d’hôpitaux voler l’information contenue dans les formulaires d’admission des patients.

Pour décourager ce type de fraude, il faut installer l’équipement de traitement des paiements à la vue des clients ou des autres employés, conserver sous clé les dossiers des clients et en limiter l’accès aux personnes qui ont besoin d’en connaître le contenu.

Fraude par chèque. Les tactiques de fraude par chèque comprennent notamment la production de chèques frauduleux et la contrefaçon de signatures, mais peuvent également prendre la forme de stratégies complexes d’approvisionnement frauduleux dans le cadre desquelles l’employé crée de faux comptes de fournisseur. Pour s’en protéger, il faut conserver tous les chèques sous clé, en restreindre l’accès à un ou deux employés et exiger en tout temps deux signatures. Un examen fréquent des relevés bancaires en ligne permet de repérer les opérations inhabituelles.

La seule façon d’éliminer avec certitude la fraude par chèque papier au sein d’une entreprise consiste à passer aux paiements numériques. L’adoption d’un mode de paiement sécurisé par l’intermédiaire d’un fournisseur de confiance permet de rationaliser les systèmes de gestion des comptes fournisseurs et des comptes clients, de simplifier la tenue de la comptabilité et de gagner du temps.

American Express fournit des solutions permettant de recevoir des paiements et de payer les fournisseurs par voie numérique, et de rationaliser le traitement des comptes fournisseurs et des comptes clients tout en protégeant les utilisateurs contre la fraude par le personnel.

Notes de frais frauduleuses. Depuis l’avènement des entreprises, des vendeurs malhonnêtes et des employés peu scrupuleux effectuant des déplacements pour le compte de leur employeur ont présenté des notes de frais frauduleuses. Certains employés considèrent les voyages d’affaires comme autant d’occasions de s’en mettre plein les poches à vos dépens et n’hésitent pas à contrefaire des reçus et à régler l’addition d’invités supplémentaires, entre autres.

Pour corriger la situation, vous devez tout d’abord vous assurer que les employés qui voyagent et qui divertissent les clients actuels ou éventuels comprennent bien votre politique en matière de notes de frais ainsi que les règles énoncées dans votre code de conduite. Ensuite, il faut appliquer ces règles avec une extrême vigilance et surveiller de près les dépenses des employés.

Passez au numérique pour combattre la fraude

Plus long vous en savez au sujet de la fraude par le personnel, plus vous êtes en mesure de vous en prémunir. Et plus vous utilisez d’outils pour faire savoir aux employés que vous vous attaquez sérieusement à ce problème, plus vous protégez votre entreprise contre ce risque. Mieux encore, les mêmes systèmes de paiement et de facturation numériques qui peuvent vous aider à mettre un terme aux délits séculaires comme la fraude par chèque peuvent également contribuer à simplifier votre exploitation, à faciliter la tenue de la comptabilité et le rapprochement et à améliorer la gestion de vos flux de trésorerie.

Découvrez la famille de produits American Express, y compris la Carte affaires Amex et la solution American Express vPayment®, et préparez-vous à combattre la fraude et à simplifier les paiements aux fournisseurs.

1 https://www.kroll.com/en-us/intelligence-center/press-releases/businesses-report-all-time-high-levels-of-fraud