janvier 2019

7 façons de simplifier les paiements des fournisseurs

Lecture de 7 minutes

En tant que propriétaire d’entreprise, vous savez combien il est important de suivre de près les paiements aux fournisseurs. Comme le dit la maxime : « Il faut dépenser de l’argent pour gagner de l’argent. » Et comme le rappellent certains sages plus terre-à-terre : « Pour que les fournisseurs soient contents, il faut les payer à temps. »

Cependant, il peut être compliqué et coûteux pour votre service des comptes fournisseurs de régler les factures à temps à différents moments pendant le mois et par différents modes de paiement. Sans compter que toutes ces sorties de fonds risquent de mettre à mal vos liquidités.

La rationalisation des paiements aux fournisseurs – c’est-à-dire l’élaboration de procédures et de solutions créatives utilisant vos ressources pour simplifier le processus de paiement – peut vous faire gagner du temps et rendre votre entreprise plus efficace. Elle peut également vous aider à maintenir des relations de collaboration harmonieuses avec vos fournisseurs.

Voici 7 mesures que les petites et moyennes entreprises peuvent prendre pour améliorer la façon dont elles traitent les paiements aux fournisseurs.

1. Automatisez les paiements

L’automatisation des paiements aux fournisseurs comporte plusieurs avantages. Tout d’abord, elle vous procure la certitude que vos fournisseurs sont payés à temps et vous permet d’entretenir avec eux des relations positives tout en évitant les frais de retard.

Parmi les autres avantages, notons :

  • la diminution des oublis;
  • une exactitude accrue;
  • la simplification des processus;
  • la création d’une trace documentaire électronique facile à suivre.

2. Traitez les chèques par lots

La création et le traitement des chèques peuvent s’avérer coûteux, voire contreproductifs sur le plan du maintien des liquidités. Un sondage mené par PaySavvy1, une société de logiciels de gestion des ressources humaines, a révélé que le coût total de l’émission d’un seul chèque s’élève à 17 $US lorsque l’on tient compte des coûts secondaires comme les frais bancaires et les services de protection contre la fraude et de rapprochement.

Autres économies :

  • réduction au minimum des fournitures, des frais postaux et du matériel spécial;
  • réduction du temps et des coûts associés au traitement des chèques par lots.

3. Planifiez vos paiements par carte de crédit

Si vous effectuez vos paiements par carte de crédit, synchronisez ceux-ci avec vos flux de trésorerie. Par exemple, si vous recevez généralement des rentrées de fonds à la fin du mois, négociez vos dates de paiement avec les fournisseurs pour qu’elles tombent au début du mois suivant.

Avantages :

  • suffisamment de fonds disponibles pour payer les fournisseurs;
  • plus de temps pour renflouer vos réserves.

4. Encouragez vos fournisseurs à accepter les paiements par carte de crédit

En ce qui concerne l’émission et la réception des paiements, la carte de crédit présente des avantages évidents :

  • réduction des coûts associés au traitement des chèques;
  • réduction des écarts et erreurs liés aux chèques;
  • l’ajout d’un cycle de facturation et d’un délai de grâce signifie que vous conservez votre argent plus longtemps;
  • des retraits mensuels réguliers assurent des flux de trésorerie plus solides tout en simplifiant la comptabilité;
  • récompenses et rabais offerts par la Carte de crédit.

Vous pouvez également recevoir vos paiements plus rapidement et réduire votre délai moyen de recouvrement des créances, ce qui permet d’optimiser vos flux de trésorerie. Si, en plus, vous recourez aux paiements électroniques, vous automatiserez vos processus, réduirez les coûts correspondants et gagnerez du temps en éliminant les chèques et les virements télégraphiques.

Par contre, il est possible que certains fournisseurs préfèrent recevoir des chèques, car ils n’ont pas la technologie ou le matériel nécessaire pour accepter les paiements par carte de crédit. Si c’est le cas, prenez le temps de leur expliquer les avantages de cette méthode en soulignant notamment qu’elle accélère les paiements, qu’elle leur fera gagner du temps et de l’argent et qu’elle stimulera les ventes tout en fidélisant les clients.

5. Prolongez les délais de paiement

Discutez avec vos fournisseurs de la possibilité de prolonger vos délais de paiement. Par exemple, demandez à un fournisseur important si vous pouvez le payer tous les deux mois ou une fois par trimestre. Bien que certains fournisseurs puissent trouver difficile d’acquiescer à une telle demande, sachez qu’un report de quelques jours seulement peut faire toute une différence.

Le recours à des incitatifs peut également être efficace. Si vous pouvez garantir un certain volume de vente en échange de cette souplesse, le fournisseur pourrait trouver avantageux l’arrangement que vous lui proposez.

Avantages :

  • contrôle accru du moment auquel vous effectuez vos paiements;
  • possibilité d’établir un cycle de paiement parfaitement adapté au cycle des flux de trésorerie de votre entreprise.

6. Demandez une réduction

Inversement, vous pourriez demander à vos fournisseurs de vous accorder des réductions si vous les payez plus rapidement. Par exemple, si vos modalités de paiement sont « net 30 jours », vous pourriez négocier une réduction de 2 % si vous réglez vos factures dans un délai de 10 jours. Une réduction de 2 % accordée par un grand fournisseur avec lequel vous entretenez une relation continue pourrait générer d’importantes économies pour votre entreprise. Et en utilisant une Carte affaires American Express pour traiter vos paiements, vous pouvez prolonger votre délai moyen de règlement des comptes fournisseurs.

7. Tirez parti d’un emprunt non garanti

Pour conserver votre argent plus longtemps, pensez aux solutions de fonds de roulement d’American Express. Vos fournisseurs seront payés dans un délai de cinq jours ouvrables et vous disposerez d’un maximum de 55 jours pour rembourser votre marge de crédit, à condition que votre compte soit en règle et sous réserve du moment où vos dépenses y sont inscrites et de la date de clôture de votre relevé. Vous serez en mesure de prolonger le délai de règlement de vos comptes fournisseurs tout en améliorant vos flux de trésorerie et en disposant d’un fonds de roulement à la fois plus stable et plus prévisible.

La simplification des paiements aux fournisseurs est avantageuse sur tous les plans : elle rationalise vos processus comptables, améliore vos flux de trésorerie, accroît l’efficacité et réduit vos coûts d’exploitation, autant de facteurs qui peuvent contribuer à la croissance et à la prospérité soutenues de votre entreprise.

1 https://www.dcrstrategies.com/cheques-expensive-business/