February 2019

5 stratégies astucieuses pour décourager les vols commis par les employés

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1,4 milliard de dollars.

C’est la somme que les entreprises canadiennes perdent en raison de vols commis par leurs employés selon un rapport du Conseil canadien du commerce de détail1. Et la somme moyenne dont les clients externes réussissent à s’emparer avant d’être pris sur le fait, soit 175 $, est minime si on la compare aux 2 500 $ qu’un employé réussit à dérober.

Bien sûr, les commerces de détail ne sont pas les seules entreprises où ces vols sont problématiques; sans compter que les voleurs n’emportent pas seulement que l’argent sonnant et trébuchant. Les marchandises, les fournitures, voire les données, sont également très convoitées. La bonne nouvelle, c’est qu’il existe des mesures relativement simples que les entreprises peuvent adopter afin de réduire au minimum les vols par leur personnel. Nous vous en présentons cinq ci-dessous.

1. Sachez qui entre dans vos installations, et qui en sort.

Le contrôle d’accès joue un rôle crucial dans vos mesures destinées à prévenir les vols commis par les employés, et il est de plus en plus important de mettre en place un système exigeant la présentation d’une carte d’identification pour accéder à vos locaux ou quitter ceux-ci. Cette mesure est particulièrement efficace pour surveiller les employés qui travaillent en dehors des heures normales et qui ont donc davantage d’occasions de voler sans être dérangés.

Vous pouvez également délimiter électroniquement les endroits où se trouvent des renseignements sensibles en configurant votre système pour qu’il ne laisse que les personnes autorisées y pénétrer, ce qui peut contribuer à empêcher les employés de s’emparer de biens, y compris de données, qui ne leur appartiennent pas. Vous voudrez aussi que vos bureaux soient conçus de façon à ce que le personnel ne puisse y pénétrer que par l’entrée principale, et non par plusieurs portes, afin que tous sachent que vous surveillez de près l’accès à vos locaux. Enfin, des caméras vidéo renforceront la sécurité assurée par ces précautions. Si vous craignez que celles-ci empiètent sur la vie privée de vos employés, pensez à les installer aux sorties ou dans les entrepôts, magasins de pièce ou salles de fournitures seulement plutôt qu’à la grandeur de vos installations.

2. Maintenez des politiques strictes de contrôle des stocks.

C’est cette mesure qui a permis à la Monnaie royale canadienne de découvrir, au printemps 2018, un vol de lingots d’or d’une valeur de 110 000 $ dans ses installations d’Ottawa. « Nos processus d’inventaire internes rigoureux ont permis à des employés de constater le vol d’une petite quantité d’or dans notre établissement », a expliqué Alison Crawford, porte-parole de la Monnaie royale canadienne, à la chaîne d’information CTV2.

Parmi les meilleures pratiques à adopter, on notera le contrôle des stocks par plus d’un employé, des vérifications aléatoires après les quarts de travail et l’utilisation d’un logiciel de gestion des stocks pour effectuer le suivi des marchandises de leur livraison à leur vente. Autre cause étonnante des « freintes » de stocks : la subtilisation de marchandises par des employés qui dissimulent celles-ci dans le recyclage ou dans les ordures. L’instauration d’un processus selon lequel toutes les boîtes doivent être aplaties et la mise en place d’une rotation du personnel affecté à la disposition des ordures peut aider à éliminer les situations où des employés jettent des articles et les récupèrent plus tard pour les vendre.

3. Intégrez à votre système des mécanismes de contrôle et de vérification.

Lorsque vous vous écartez de vos façons de faire habituelles, il est parfois plus facile de repérer les vols. Par exemple, confiez l’approbation des notes de frais à un autre superviseur pour déceler les irrégularités éventuelles; si votre entreprise perçoit beaucoup de paiements en espèces, demandez à différents gestionnaires de vérifier la caisse de façon aléatoire; et vérifiez de façon informelle et imprévue les données financières. Confiez également à une équipe, plutôt qu’à une seule personne, la tenue de vos livres comptables ou affectez à cette tâche des employés différents au fil du temps. Tout ce que vous pouvez faire pour prendre éventuellement au dépourvu les employés fautifs – ou leur faire comprendre que des vérifications peuvent avoir lieu n’importe quand – peut vous aider à décourager le vol.

4. Mettez en œuvre des procédures de remboursement intelligentes.

Un autre stratagème utilisé par les employés consiste à falsifier les notes de frais ou à utiliser leur carte de crédit professionnelle pour effectuer des achats non autorisés. Dans le pire des cas, certains se servent de leur carte pour se livrer à une escroquerie avec la complicité d’un fournisseur malhonnête. Une « carte « achats » » vous permet de déterminer le montant maximal de dépenses pour vos employés ainsi que les fournisseurs avec lesquels ils peuvent faire affaire. La technologie actuelle vous permet même d’établir un compte pour des paiements virtuels, et de réduire ainsi les risques de perte ou de vol de la carte.

5. Établissez des politiques très claires – et faites-les respecter.

Bien que cela peut sembler aller de soi, il est important d’expliquer clairement en quoi consiste un vol – en précisant que ce délit comprend notamment le fait de dérober des fournitures, de falsifier des dépenses, de s’emparer de données et même de voler du temps – pour que votre équipe soit consciente des normes qu’elle est tenue de respecter. En documentant vos politiques de prévention du vol et en exigeant que vos employés reconnaissent ces règles et le confirment en signant un contrat, vous éliminez toute confusion à l’égard de ce qui constitue une faute pouvant entraîner un renvoi ou des poursuites. Si vous soupçonnez une fraude, procédez à une enquête en sollicitant la participation des responsables locaux de l’application de la loi et assurez-vous qu’une politique de tolérance zéro est en place. Si vous ne poursuivez pas les employés qui vous volent, vous pourriez sans le vouloir encourager ce comportement chez d’autres membres du personnel, tandis que si ceux qui prévoyaient agir de façon répréhensible constatent les graves conséquences de tels gestes, ils pourraient être découragés de passer à l’acte.

Cela dit, il est important de se rappeler que la plupart des employés sont loyaux et dignes de confiance. Il n’est pas question ici d’entretenir la paranoïa, mais plutôt de mettre en œuvre des stratégies intelligentes en vue de compliquer la tâche aux employés qui pourraient être tentés de bonifier leur salaire en dérobant ce qui ne leur appartient pas.

1 https://www.cbc.ca/news/canada/nova-scotia/employee-theft-business-loss-money-1.3983773

2 https://www.ctvnews.ca/canada/mint-employee-fired-after-110-000-worth-of-gold-goes-missing-1.3905242