企業加強合規採購三步曲

企業要確保採購流程獲妥善監控並合規,實非易事。就合規性而言,採購人員最關注供應商是否遵守合約,企業又是否遵循規例與標準,因為一旦違反法規,或會被查核甚至被起訴,代價高昂。

商業解決方案權威機構SAP在《提升受規管機構購買力與合規性》(Maximize Purchasing Power and Increase Compliance in Regulated Organizations)報告中提到:「要提升購買力,必須全面檢視需求狀況,加強監控開支及改善合約合規性。」國際管理顧問公司Capgemini在《未來採購七大策略》(Seven Strategies for Future Procurement)報告中,亦提到要增強購買力的合規及監控成效,從搜尋貨源到付款(source to payment,簡稱S2P)的流程必須「緊密無間」。

S2P在申購/訂貨系統、審批工作流程及報銷系統的支援下,監管企業如何達到供應商日常要求。報告中指出:「S2P有助履行採購合約,亦可提高開支的監控及透明度,令採購過程暢順。」S2P流程緊密無間,意味著供應商只要符合訂貨的數量及價格,便可獲買方付款。Capgemini認為「此舉不僅能夠提升效率,亦可提高開支透明度,方便企業監控。然而,似乎仍有不少企業正為完善S2P流程而煩惱。Capgemini 認為原因有三。

第一是搜尋貨源(Sourcing)及營運採購 (Operational Procurement) 之間未能協調一致。貨品經理須將貨源搜尋策略擴大至供應商甄選階段以外。他們還須就負責的貨品類別,尋求適當的申購訂貨渠道,盡量提高合約合規性。方法之一是經由電子目錄或採購卡(亦稱「公司卡」)訂購。

第二是採購部及財務部之間未能協調合作,影響S2P流程。就以S2P流程主要一環的發票管理為例,通常由財務部處理應付賬款的員工負責。Capgemini認為應付賬款及營運採購之間的目標相左,可能令流程中斷,甚至導致營運責任、政策遵從及主數據管理出現問題。

最後一個原因是企業未能推動各個部門達到各方同意的S2P 流程要求。利用預設的申購訂貨渠道雖能發揮採購協議最大作用,但要令公司內各人做法一致,可能先要改變他們的行事方式。不同員工與供應商的合作形式各異,要過渡至採用獲准的訂購渠道,很多部門人員都要作出改變。

面對上述挑戰,企業可以採取以下三個步驟,加強監控及合規。

首先,企業應盡量令營運流程及系統簡單易用,並為員工提供支援,讓他們盡快適應轉變。Capgemini的報告建議:「必須在監控與易用之間取捨。若涉及金額不高,可先用採購卡簽賬,事後才向公司報銷。」妥善溝通非常重要,簽訂新合約及收到新目錄後,便應知會有關人士。

其次,業務目標須由公司制定。Capgemini指出:「這非採購部的職責,業務經理應確保旗下人員達到各方同意的採購政策與流程要求。

最後,企業應向員工說明無法達到合規要求的後果。Capgemini的報告表示:「不僅要讓全體上下透徹明白無法合規對他們的影響,亦要讓他們知道表現良好將獲回報。