實現無紙化增進與供應商關係

企業剛與新供應商達成協議,企業剛與新供應商達成協議,交易條款不俗,產品亦相當合用。現在,企業要履行協議,準時向供應商付款。

隨著貿易往來日益跨越國界,紙張支票及發票不再可行,亦不夠迅速可靠。踏入數碼化年代,電子付款方式越來越大行其道。

供應管理研究公司Ardent Partners於2012年就電子付款方案發表了一份研究報告,指出多達55%亞太區受訪企業不再採用人手繳費方式,情況更有上升趨勢。

採用公司卡來實現無紙化,有助減省經營成本與時間,更可隨時隨地查看最新資料。對於經常公幹在外的人士尤其合適,亦能確保資金流向正確無誤。

電子結單:更快、更平、更可靠
逾期付款往往令企業與供應商產生衝突。要是企業無法掌握最新、最準確的財務資料,實在難以調配資金以便於限期內還款。過往要查看賬戶最新狀況,過程相當緩慢。企業必先清楚知道收支狀況,方能安排付款,但過程可能荊棘滿途,因為企業既要等待銀行發出月結單,亦要靜候相關部門將支出資料存檔。即使收訖一切所需資料,亦經常出現一大問題,就是資料已經過時,令貿易往來面對嚴峻挑戰。

Ardent Partners指出最令企業會計部門頭疼的問題之一,就是「不清楚發票及付款資料」,多達25%受訪企業有此看法。由於電子結單可以隨時存取,所以用戶可於需要時,隨時隨地查看最新收支狀況。在全球化的大趨勢下,供應鏈或會擴展至世界各地,而要付款予不同時區的供應商,成為不少企業的難題。

增進與全球業務夥伴貿易關係
環球信貸保險公司Atradius於去年11月發表的《付款實況報告》指出在亞太區,付款海外經常延誤,主要是付款程序繁複所致。事實上,亞太區內企業付款予海外企業對企業(B2B)顧客的發票總值當中,約佔28.4%逾期未付,較一年前上升7.6%。

實現了無紙化的企業不僅能夠準時還款,還可隨時隨地查看賬戶最新狀況。即使在公幹外遊途中;正與顧客或業務夥伴開會,又或是達成新協議期間,亦可輕易安排付款予供應商及查看貨款是否已經繳清,令業務規劃變得簡單輕鬆。

企業在採購新服務時,除要知道資金是否足夠外,亦要儘量了解現況。Ardent Partners的調查發現,27%受訪企業認為改善現金流量及營運資金,是轉用電子付款方式的主要推動力。

不少合作關係會因財失義,企業既要令供應商有信心,亦要維持公司利潤,必須全面監控財務狀況,但在紙張為本的業務流程中卻難做到。擁有公司卡賬戶,便能時刻緊貼戶口狀況,確保能夠掌握最新、最準確的資料。