如何透過採購為企業創造更大利益

採購的好壞是企業成功關鍵,可惜不少公司近期才逐漸明白採購是重要角色。亞洲採購及供應協會(Procurement and Supply Institute of Asia)主席兼行政總裁Charlie Villasenor 表示:「今時今日,專業採購人員不僅要精心搜尋貨源,亦須管理風險及慎擇供應商,並顧及企業的社會責任及可持續發展。」

策略貨源搜尋(strategic sourcing)日漸被視為可讓企業達致業務目標的重要行動。企業需要仔細衡量如何將兩者協調,以達到最佳成果。

訂立目標
策略顧問公司Hackett Group發表的 《2013年採購議題研究報告》 (2013 Procurement Key Issues Research)顯示,減少開支仍是採購主管提高績效的首要任務。力求創新的重要性亦迅速飆升,而監管供應商是否違規或構成風險管理同樣非常重要。

企業訂立目標時,不再只著眼於利潤,而須全盤考慮可持續發展、企業社會責任及簡化程序等方面。要是能以更明智、更具策略的方式來執行採購職能,有助達致上述目標。畢馬威會計師事務所(KPMG)發表的《2013年未來購物趨勢:採購功能之發展前景》(2013 FUTUREBUY: The Future of Procurement)研究報告指出,要是採購部門證明能為公司創造價值,將可在策略規劃上擔當更重要角色。

落實行動
一旦有明確目標,採購部門便須透過行動來改善績效的範疇。對不少企業而言,這意味著要妥善配對供應鏈,並找出重要供應商,與之合作為公司帶來更大利益。

企業為騰出資金以發展業務,可能要和供應商重談合約。採用公司卡,能令企業增加談判籌碼,因為供應商有信心定能準時獲付貨款,甚至願意給予提早付款折扣,而企業卻無須即時備妥款項,令使用公司卡的企業受惠。

釐訂和衡量成效
要衡量採購目標是否成功,需要一套能夠量化的量度準則,企業需要豐富的數據以衡量成效並找出有待改善之處,但與此同時他們亦須確保有關資料是正確的績效指標。凱捷集團(CapGemini)發表的《2012至2013年全球採購總監意見調查》(2012-13 Global Chief Procurement Officer Survey)指出,企業必須深入研究以了解哪些數據對公司內不同職能的影響最大,以確保所採納的資料能有助作出最有效的分析。

企業在展開任何新計劃前,必先獲取基準數據作為衡量基礎,並繼而利用同一標準來分析績效,找出企業發展的正確路向。透過使用公司卡,企業便能取得豐富的即時數據,用作分析及編製詳盡報告,密切監察開支並進行比較,找出有所改善之處。

衡量績效可讓採購部門證明有助公司業務達標,並繼續為公司增添效益。