實行無紙化開支管理全面提升資訊透明度

數據是企業的成功關鍵。愈來愈多機構增加相關投資,務求將來自各個業務範疇的數據轉化為有價值的資料。然而,要從數據真正了解員工在公費方面的消費行為,實在十分困難,但有關行為卻往往會左右企業管控財務預算的成效。

市場調查公司Aberdeen Group於2013年3月公布的一項全球調查結果顯示,超過半數行政人員認為,管理員工商旅及支出的最大挑戰,就是在開支、合法性、供應商及其他事項上缺乏透明度。

有效解決方法之一就是實行無紙化的公司卡系統。該系統透過將豐富的數據轉化為實用的洞察分析,有助企業加強資源管理,提高員工遵循法規的能力。

隨時隨地掌握資訊
傳統紙張化的系統經常會被簡單的行政錯誤拖垮,包括遺失單據、資料傳送時出現誤差等。公司卡的優點在於整個過程全自動化,從完成交易的一刻直至列出報告為止,所有數據都會精確無誤地傳送到適當的開支管理系統,確保企業獲得正確資訊,充分掌握出差員工的消費行為。

採用公司卡系統後,亦可更快更易地掌握所需數據。由於每項交易數據都會即時傳送至中央開支管理系統,表示企業可以即時取得詳盡資訊,了解員工的消費行為及開支細節。

此外,公司卡可將交易數據安全地儲存在網上,讓公司隨時對資料進行分析,而需要相關資料的人員無論身處何地,都可以馬上輕鬆取用。隨著企業的運作愈來愈全球化,流動數據的使用更為重要。根據國際數據公司(IDC)於2013年發表的調查顯示,亞洲區內六成受訪企業已將提升營運流動性列為首要目標之一。

資訊更精準報表更靈活
由於數據更準確、更即時,也更容易存取管理,企業可更有效地參考相關資料來調整商旅及支出政策、制訂財務預算及更有效地執行法規遵循措施。

要達到這個目標,公司必須從員工的商旅及消費行為中獲得深入的洞察分析,從而顯示和詮釋數據的真正意義,並獲得準確詳盡的報告。

對企業來說,紙張化的開支管理系統耗費時間和資源;相反,無紙化的公司卡系統設立後,就能自動匯整相關數據,並按特定需要製作出詳盡實用的報告,令各項開支一目了然。總括而言,無紙化系統最大的優點,是透過處理公司卡的交易數據,提供完全的透明度,有效提高商業機構的法規遵循能力及財務結算效率,全面提升企業管治能力。