做足準備 採用公司卡計劃

美國運通環球企業支付方案為各大小企業提供全面的點對點支付方案,由跨國公司以至中小企,均可受惠於減省成本及提高效益。

Implementing a Corporate Card Program

我們會跟據客戶的需要,量身訂制合適的方案,例如透過美國運通 @ Work® 網上開支管理系統的報表工具提升支出管理的效率,以至將 @ Work平台加設於公司本身使用的系統上,一站式服務讓客戶盡享商務開支管理優勢。

技術層面上,要把兩種系統接合絕非易事,因此美國運通環球企業支付的技術團隊與賬戶管理團隊合作無間,確保一切順利進行。

建立系統的過程概覽:

5個主要步驟

1 委派聯絡人及建立溝通機制
美國運通及客戶均委派主要聯絡人,並一起制定開會時間表及完成日期。

2 提交文件及進行審批
開立美國運通公司卡賬戶前,必須提交文件以進行審批,確保符合當地法律,包括防止洗黑錢活動等法;審批成功後便可完成賬戶設定。

3 發卡及連接數據
我們會根據收到的申請發出新卡,之後便會為客戶進行公司卡支付方案的系統連接及測試。

4 登記@ Work及接受使用教學*
客戶登記@ Work網上開支管理系統後,我們可提供面對面使用教學*,讓他們掌握@ Work的各項功能,以便處理日常的工作。

5 監察首個交易週期**
系統建立後,首個交易週期尤為重要,因此我們的技術團隊會進行跟進及監察,確保所有資料均準確地記錄於月結單上,更會為客戶提供有關結果,以及進行滿意度調查。

*面對面的使用教學只適用於設立系統的客戶
**此服務只適用於設立系統的客戶

事前準備

採用美國運通公司卡計劃前,不妨參考以下小貼士,確保過程順利無誤。

  • 整個過程中,應委派指定職員與美國運通跟進及溝通

  • 提供公司現有開支管理流程的資料、提出所面對的困難及任何特別要求

  • 了解其他部門如資訊科技部、會計部或人力資源部的工作計劃,會否影響公司卡方案的實施

一套理想的方案,必須迎合客戶不同的需要,要達到無縫交接,應留意以下重點。

  • 負責同事必須清楚整個過程的每個細節

  • 公司內所有持份者必須了解並同意公司卡計劃的方向

  • 採用支付方案前,必須確保公司已擁有一套商務開支管理平台

主要持份者

要設立公司卡支付方案,公司內的主要持份者如下:

  • 財務總監或行政總裁

  • 系統管理員

  • 資訊科技經理或程式管理員

  • 人力資源部經理或行政人員