善用科技加強內部監控

電子開支報銷程序有助檢測潛在漏洞

  • 隨著國際監管越趨嚴格,企業必須積極優化其營運流程
  • 人手審核開支報銷容易出現漏洞,增加業務風險
  • 電子開支報銷系統有助提升開支透明度及管控

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隨著美國和英國分別就《海外反貪污法》及《反賄賂法》加強執法,加上中國對企業的娛樂開支監管越趨嚴格,商務差旅及娛樂開支為企業帶來不同程度的風險,輕則超出核准的消費限額,重則違反法規。面對此敏感話題帶來的挑戰,企業必須積極優化其營運流程,以有效監管員工的商務差旅及娛樂開支。

過去,商務差旅和娛樂開支的單據均需經人手長時間審核,報銷程序不僅緩慢,亦容易出錯。一些模糊的開支項目往往需個別小心處理,例如作禮物饋贈之用的手提電話或其他電子產品,令審批程序更繁複,更加重原本已甚為需時的工序與時間。有問題的開銷在人手處理大量單據的過程中容易被忽略,令企業承受誠信遭質疑的風險。

有見及此,不少企業選用美國運通國泰公司卡,方案能為企業在處理商務差旅及娛樂開支的過程中增加透明度及提升效率,減少企業違反公司規條及法規的風險,並有效偵測潛在欺詐性的支出。

Shure Asia的體會

Amex_Leveraging_Technology_to_Prevent_Fraud_Quote_CN其中,Shure Asia區域財務總監Mr. Peter Schulz更是深切體會傳統開支報銷處理的繁瑣及低透明度。Shure Asia為芝加哥音響電子產品製造商Shure (www.shure.com) 的子公司,於亞洲超過15個國家分銷、銷售和推廣音響電子產品,因此其員工需定期出差。

Mr. Schulz指出:「一般而言,公司的整體消費開支不難批核,但若要仔細檢查每項開支報告及單據,則需要花上大量時間和精力。正因審批過程費時,負責審閱或批核開支報告的部門或未可經常對每項開支作仔細考量及按所需標準審查報告。」

為此,Shure Asia透過與美國運通的夥伴關係,委派專門提供旅遊開支管理系統的Concur 公司,設計全新的商務差旅及開支管理程序,以支援公司現有的內部財務監控及協助管理和控制業務風險。

優化開支報銷程序

Mr. Schulz稱:「美國運通公司卡具備審核每項交易的功能,不只是我們公司的首選,更加是我們指定的付款方式。當同事一經使用公司卡,我們便能即時追蹤開支的細節,包括:消費額、簽賬員工資料、消費日期、商戶及消費目的等。公司卡不僅為需出差的員工帶來便利,同時使我們更清楚掌握內部開支管理。」

此外,提高交易的透明度和優化開支報銷程序亦有助預防未經授權和不當的開支。Mr. Schulz重申:「我們一向按照最高商業道德標準而行,但同時我們亦要倚賴員工依巡守則並切實執行。 若員工知道公司能掌握所有交易紀錄,違規或未經授權而作出的開支情況必定會大大減少。」

美國運通網上平台亦令Shure Asia可以按照員工不同的職位和需要,調整相應的消費限額。Mr. Schulz指出,該公司目前透過使用美國運通公司卡為員工設立消費限額,可以使開支更乎合工作需求,避免出現超支。

美國運通的解決方案不僅大大提升了處理開支報銷效率,亦令企業及員工均可享有「亞洲萬里通」的禮遇。對想在亞洲地區進一步大展宏圖的企業,積極減少未經授權和不當的開支也同樣重要。Mr. Schulz總結:「美國運通是一個很值得信賴的商業夥伴,並為我們提供許多支援。我們會在亞洲區內持續擴展,相信今次會是一個長期的合作,亦會為我們帶來一個雙贏局面。」