善用數據 掌握商務開支效益

在這個大數據的時代,能夠掌握準確的開支數據,對營商有絕對優勢。

商務開支數據四大應用範疇:

  • 提高議價能力,與酒店或其他供應商爭取更佳折扣
  • 與區內同業比較商務開支的成本效益
  • 預設提示,減低詐騙簽賬的風險
  • 避免因卡會員的疏忽而引致額外行政費 / 罰款

善用數據   掌握商務開支效益

當您擁有海量而準確的數據時,便可根據僱員、地區或部門的開支種類和模式進行整理及分析,從而計算成本效益,按需要調整往後的業務計劃,有助公司長遠發展。因此,數據的「量」和「質」同樣重要,讓公司可從中獲得真知睿見。

美國運通是唯一提供完整支付服務流程的國際公司,從發卡、交易網絡及結算,以至尋找合作商戶,均是我們的業務範疇。在整個流桯中所產生的所有數據,是一個完整的交易模式,讓我們可同時掌握卡會員及商戶的支付交易資料。

每年,透過美國運通支付方案進行的交易數量約為60億,這些數據的質和量皆俱佳,不僅顯示進行了哪些交易,更可反映某供應商的交易數量,助您更準確分析商務開支的趨勢和資料。

當您從公司支付方案服務商取得有用的數據,基本上已踏出重要的第一步。但空有資料在手,亦要懂得應用於業務計劃及策略制定,才可發揮最大效益。以下4個貼士,可助您善用數據:

1. 提高議價能力
當您掌握有用的數據時,便可按行業、供應商及公司需要,全面分析商務開支,以公幹支出的採購政策為例,您可得悉最常下塌的是哪幾家酒店、甚麼時候是出差旺季,亦可知道供應商收取款項的數期能否配合公司的現金流週期。只要了解這些開支的模式,便可與供應商磋商,爭取更大的折扣優惠、獎賞回饋或調整結賬數期。

2. 同業對比
您可將公司的商務開支與區內同行作比較,只要數據準確,便可找出這個行業的基準。例如,您可將公司每年用於公幹及酬酢的開支與區內其他同業相比,再看看兩者的成本效益相差多少,便可知道有關開支預算會否過多或過少

3. 詐騙提示
一個理想的支付方案,能夠清楚紀錄所有交易資料,一目瞭然,讓您擁有更佳管控,及早發現及通報異常的交易。此外,您亦應該定期核數,以作風險管理,如有任何錯誤可即時更正。您更可自訂不同的提示訊息,當卡會員進行大額交易時,可第一時間收到通知;而即時的通報系統,亦可助您及時發現問題,讓公司免受損失。

4. 監察失當行為
公司卡計劃管理人可於網上管理系統即時查閱每張公司卡的交易資料及還款狀況,並自訂預設提示,當賬戶逾期還款時可發出訊息。有助減少因個別卡會員忘記繳款而產生的罰款或手續費,保障投資回報率、減低賬目出現混亂情況。

美國運通公司卡方案的 @ Work 報表功能,讓公司的決策者如財務經理、賬項經理、採購主任、業務分析師及行政經理等,可按不同需要將數據以多種形式的報表展現(PDF、Excel或CSV等),分析公司的各種商務開支。他們可藉此取得有關供應商、卡會員及僱員的簽賬模式,決定如何減低開支及改善現金流,以及確保所有開支均符合內部政策。

一旦發現交易問題或可疑行為,計劃管理人可立即透過 @ Work網上賬戶管理平台控制卡會員的簽賬額、取消公司卡或停止交易,充份發揮掌握數據的最大效益。

想了解更多資訊,可與我們聯絡。