三大方法確保商旅安排更能符合規定

商務旅遊的重要性在世界各地與日俱增,而隨著不同規模的企業都積極開拓海外市場商機,員工出差亦日趨頻繁。

旅遊網站Expedia 於去年10月發表的《Future of Travel》研究報告指出,18至65歲的僱員每年平均出差3.6次,顯示員工出差非常普遍。加上互聯網的普及,令僱員可以更隨心所欲地自行安排出差事宜。如何確保員工遵守公司的商務旅遊及酬酢政策成為企業一大挑戰。事實上,它們大可考慮採取下列三個可行方案。

一)出差管理遊戲化
旅遊管理顧問公司Management Alternatives高級副總裁Will Tate表示:「今時今日,不少年輕員工都需要出差,他們都熟悉電子遊戲及當中以獎勵及徽章作為決定勝負的遊戲方式。」

Dynamics University是由Microsoft Dynamics合作夥伴及培訓機構組成的協會,該會指出將出差管理遊戲化,獎勵達到公司商旅政策要求的員工,可激發他們愛爭勝、愛名聲的意慾。另一方面,員工將達致有關規定視作遊戲,就不會對公司的硬性規定反感,相反傾向積極配合。

福布斯的研究指出,企業加強商旅符合規定的情況,能令每名員工每次出差的開支減少達20%,反映將商旅管理遊戲化能為企業帶來實質的好處。然而,這種方式卻未必適合用於所有員工身上,Y世代普遍在電視遊戲陪伴下成長,較其他年齡組別的員工易於接受這種方式。為僱員提供有關公司商旅酬酢政策培訓,並與他們保持良好溝通,有助員工了解公司的商旅規定,而分組培訓更是節省時間的常用方法。此外,員工通訊、公司刊物及內聯網亦是向員工闡明公司商旅規定的常用方式。

二)網上預訂應用程式
企業可以利用網上旅遊預訂平台,確保出差員工更改旅程安排時,必須通過特定程序,以符合企業制定的守則。

這項工具一方面應符合企業的商旅政策規定,另一方面亦有助減省交易費用及鼓勵員工選擇最低票價,達到節流的目的。僱員日益重視差旅安排的彈性,預訂平台亦切合這方面的需求。

網上旅遊預訂平台最適用於簡單的商旅政策,至於較繁複的需求,例如一次過前往多個目的地的行程,可能較適宜選用傳統的預訂方式。

對於合規的定義,商旅管理科技公司TRX的白皮書有以下闡述:「除了從效率、議價能力及較低交易費用來降低成本,這些工具本身亦可多方面配合商旅政策,改善僱員出差的合規情況。假如企業已有成熟完善的制度,包括行之有效的政策及優先合作夥伴協議,提高員工出差時的合規程度就是進一步節省開支的方法之一。」

三)妥善效運用大數據
旅遊商務平台Travelport.com的《Travel Trends》報告顯示,企業可以善用大數據,提高「即時檢視出差僱員預訂行程的合規情況」。

企業可以藉此監察出差員工有否超出公司訂出的出差開支上限。如發現有員工違反公司規定,系統更會即時通知管理層,迅速作出所需行動。