商務差旅賬戶管理 資訊及指南

甚麼是商務差旅賬戶?

美國運通的商務差旅賬戶是一個集中統一管理付款的平台,毋須透過實體卡片,仍可盡覽所有有關機票的開支,提高透明度,助貴公司全面掌握商務開支,節省時間及金錢。

貴公司的商務差旅賬戶連結於你選擇的旅遊管理公司 (TMC),而美國運通為有關旅遊管理公司的合作伙伴,集中安排所有付款。

透過商務差旅賬戶,貴公司可簡化整理付款程序,全面掌控旅費及開支數據,根據最適合貴公司的情況,輕易辨別、對賬及安排各項交易。從此,貴公司每月只會收到單一月結單,毋須收取多張發票。月結單內包括多項有用資訊,有助貴公司以最佳效率處理差旅開支。

此外,商務差旅賬戶亦可讓貴公司自行設訂有權使用該賬戶支付差旅開支之僱員,提高某些「隱藏」商務旅客的開支透明度,例如非經常出差人士或非受聘員工 (顧問或客戶)。

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貴公司可享優勢

監管開支是所有公司的首要任務,因此必須擁有一個功能強大的開支管理計劃,提高管控及節省開支。本部份內容讓你了解商務差旅賬戶如何助你處理有關機票的商務開支。

加強掌控開支
商務差旅賬戶透過龐大的數據及用戶自行設訂的參考項目 (如成本中心號碼),讓貴公司輕易及有效地管理員工差旅開支。由於這項服務只會與貴公司指定的旅遊管理公司配合使用,因此可確保根據貴公司的差旅政策,選用指定供應商。

節省開支
商務差旅賬戶提供長達 55 天免息還款期,改善公司現金流。此外,透過「商務差旅賬戶」及你的旅遊管理公司所提供的資料,可提高與供應商的議價能力。

節省時間
美國運通以綜合賬單列明詳盡的交易數據,讓你毋須處理來自不同旅遊公司的收據,減輕日常行政工作,方便省時。你只需要處理單一付款,毋須逐一應付多張發票。

美國運通亦提供多項對賬選項,包括 BTAConnect 及電子數據檔案,全面簡化程序,節省更多時間。商務差旅賬戶更讓你毋須處理員工機票報銷及現金墊款等行政工作。

1.實際免息還款期將視乎收費日期及發單截數日期而有所差異。

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差旅人士可享優勢

商務差旅賬戶簡化開支報銷程序,讓員工可以專心處理主要業務。旅客毋須負責任何開支、毋須憑卡查數,更毋須在商務差旅期間墊支任何個人開支。

商務旅遊意外保障2

透過「商務差旅賬戶」支付主要航空公司機票,即可享美國運通免費提供商務旅遊意外保障,包括意外死亡或截肢保障。員工出差時若不幸遇上意外,均會受到保障,安枕無憂。保障由離境日起計算 30 日內有效,若員工需要進行更多差旅時,由商務差旅賬戶支付的個人旅程亦會獲得有限度的保障。

按此了解美國運通商務旅遊意外保障的條款及細則。

全球支援

旅途中如遇上法律及醫療緊急事故,貴公司的員工可致電全球支援服務,轉駁至能說英文的律師或醫生。只要他們離家超過 200 公里即可享用此服務,以 90 天為限,每天 24 小時提供支援。

如欲聯絡全球支援,請致電:(+852) 8206 -8301 (英文) 或 (+852) 8206 -8302 (廣東話)。

2.如欲了解詳情,請參閱您的旅遊保護計劃。保險由安達保險公司承保,受條款及細則所限。不受保範圍及限制適用。

此外,貴公司可享用美國運通賬戶管理及客戶中心的優質支援服務,讓你無後顧之憂。

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你的商務差旅賬戶如何運作?

我們為你設定賬戶
我們會與你選用的旅遊管理公司合作,共同設定你的賬戶,提供所需資訊。

旅客可自訂行程及建議指定的參考項目
旅客可訂機票及相關交易費用,以及設訂多個參考項目如指定成本中心編號等,讓旅遊管理中心向「商務差旅賬戶」索取費用。

美國運通發出月結單或數據檔案
你將會收到月結單或電子數據檔案,用作報告或將資料上載至內部系統之用。

交易對賬及進行付款
透過我們的工具如 BTAConnect 的數據檔案,你可簡化對賬程序。當付款予美國運通後,將付款詳情、已核准的交易清單 (包括任何具爭議的交易) 傳送給我們。

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網上月結單

美國運通提供「網上月結單」服務,費用全免,較實體月結單更多優勢。你除可享用商務差旅賬戶的功能外,更可兼得網上月結單的多項優點:

更具彈性、簡單易用

  • 月結單的數據以Microsoft Excel 格式存檔

  • 您可以根據不同選項,輕易查閱、排序及管理簽賬交易

  • 月結單亦會以 PDF 格式送上

節省時間及減少文件工作

  • 有助提升的工作效率,易於整理。由於不再需要文件工作或整理檔案,減輕繁重雜亂的工作,提高生產力

隨時隨地掌控管理

  • 透過美國運通 @ Work,你可全日24小時隨時查閱多達 13 個月的月結單。

支持環保

  • 我們會發出電郵通知你當月結單已準備就緒,可於網上查看。

如欲了解網上月結單詳情,請按此
您亦可以在以下連結,查看網上結單樣本:
PDF 格式結單樣本
XLS 格式結單樣本

商務差旅賬戶的網上月結單服務快捷、簡單易用。如需免費升級享用服務,請按此登記

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BTAConnect

提升瀏覽權限
貴公司可於 BTAConnect提升你的瀏覽權限,全面簡化對賬服務,費用全免。BTAConnect 是美國運通商務差旅賬戶內的全新功能,可簡化對賬程序中的每個步驟,為你節省時間。

商務差旅賬戶的優勢:

  • 極具彈性,可自訂檢視數據,確保方案完全符合貴公司的要求。

  • 額外網上數據項目 (如成本中心編號),助你進行對賬程序。

  • 簡單快捷地匯出數據,讓你傳送資料予其他部門。

  • 同一個系統,讓你、美國運通客戶中心,以及你的旅行管理公司共同使用,確保所有有關交易的問題均可於網上安全處理。

數據更具彈性
BTAConnect可助你簡化「商務差旅賬戶」的對賬過程,節省更多時間。我們擁有你需要的數據,並以你要求的格式送上,令對賬過程更快、更簡單。因此,美國運通設計出 BTAConnect,為你提供更簡單及更具彈性的對賬程序。

歡迎免費升級使用 BTAConnect,盡享更具透明度的數據,包括:

  • 選取及取消已選欄目,控制你想看到或隱藏的資料,而這些用戶喜好更會被自動儲存。

  • 排序及過濾資料時更具彈性,如利用「成本中心號碼」或「案件編號」排列。

  • 方便易用的搜尋服務,快速查詢所需資訊。

  • 只需簡單按下選項,即可輕鬆選取、提交及檢閱已核准的交易,進行付款。

查詢機制

為讓你享有更流暢的對賬程序,美國運通BTAConnect讓你於系統內提交有關交易的問題,並於直接取得答案。BTAConnect是獨一的系統,安全地將你與美國運通的客戶中心及旅行管理公司互相連結,為三方提供更理想的溝通渠道,費用全免。您可清楚知道誰人正在回答問題,而由於參與的任何一方均可查看問題及回應,簡化溝通過程。

BTAConnect的查詢功能,助你節省時間:

  • 透過 BTAConnect 直接詢問有關交易的問題。毋須考慮應由美國運通或你的旅行管理公司回答,一切均由系統自動操作。

  • 於 BTAConnect 系統內獲得美國運通客戶中心或你的旅行管理公司回覆,讓您輕易追蹤查詢及已解決的問題。

  • 所有查詢及回應均極具透明度,節省向不同單位再次說明的時間。

BTAConnect 亦讓你可隨個人喜好自訂查閱的數據,

BTAConnect系統安裝簡單快捷,升級檢閱權限費用全免,請致電 BTA 香港團隊登記。

參考個案

美國運通深明每家公司均有不同的差旅開支對賬程序,請參考以下個案,說明 BTAConnect如何助你簡化對賬過程,請參考以下的虛構案例。案例中的公司名為「Anon Ltd」。Anon 的營業額達 3.75 億美元、擁有 1,200 名員工,其中 30% 的員工為經常往返歐洲的飛行常客。雖然此案例所載的公司純屬虛構,但引述的 BTAConnect 優點卻全屬真確。

John 是 Anon 公司的賬戶經理,一向需要在收到商務差旅賬戶的賬單後才可以開始進行對賬,而過程中經常因為不清楚應向美國運通或旅行管理公司提出交易查詢而煩惱,有時候甚至需要向不同單位複述相同問題。此外,John 亦覺得要將差旅開支的相關數據傳送給其他部門審批,過程相當麻煩。免費升級至 BTAConnect 後,John 發現對賬過程的效率提升不少,包括:

  • 現在,John於收到商務差旅賬戶的月結單前 2 至 3 天前即可取得交易數據,可提前開始進行對賬程序。

  • 如需查詢交易內容亦變得簡單,無論應由美國運通或其旅行管理公司回覆,均可透過 BTAConnect 的網上平台,提交查詢並追蹤進度。

  • 在處理差旅開支數據的過程中, BTAConnect 的排列、過濾及搜尋功能為他帶來無比方便,可將數據匯出至其他程式,節省內部傳送數據的時間。

  • 對賬過程更簡單、更有效率。只需選取交易、按下「提交」按鈕,即可向美國運通客戶中心提出對賬建議。

  • John 向其他同事推薦使用 BTAConnect 系統時,發現公司毋須付擔分毫即可升級,令他喜出望外。

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計劃管理

如何就商務差旅賬戶交易提出申訴
會員須於收到商務差旅賬戶賬單時繳清全數結餘,若未繳付某些交易金額,請通知美國運通並提出申訴理由,以免被索取逾期付款費用。

如欲就 BTA 賬單內的任何交易提出申訴,必須將合理理由清楚列明於對賬收據內,或於下次賬單截數日開始前致電商務差旅賬戶香港團隊。請點選以下有效的申訴理由及所需支援清單。請注意,提出申訴時必須確認已提供一切所需資料及證明。

倘某項交易處於申訴過程,而擁有合理的申訴理由,美國運通將會從賬單上移除該項交易,惟一旦調查顯示交易有效,我們會從您的賬戶重新扣除款額。所有其他未提出申訴的交易,均必須於收到商務差旅賬戶賬單時繳付。

付款選項
請注意,所有款項均須於收到賬單時繳付,你可透過以下方法繳付美國運通商務差旅賬戶結單:

直接扣賬
款項將於你的月結單截數日後14天自動從你指定的賬戶扣除,詳情已列明於月結單。如欲選擇此方法,請按此填妥直接轉賬授權表格。

支票
請將支票連同月結單的結賬部份交回本公司:

American Express International Inc.
G.P.O BOX 10066
Central, Hong Kong
Hong Kong

請於支票上附上商務差旅賬戶號碼 (如附上一份清單或填寫於支票背面),以確保您的賬戶扣賬無誤。請預計郵遞需時 7 天接收及派送。

電子轉帳 (EFT)
請將款項支付至美國運通賬戶。

銀行名稱:Hong Kong and Shanghai Banking Corporation Ltd
銀行地址:香港中環皇后大道中 1 號
賬戶持有人名稱:American Express International INC
銀行編號:004
賬戶號碼:111 159604 001
Swift 編號:HSBCHKHHHKH

然後,請於款項存入美國運通賬戶當天寄送電郵,並列出付款日期、商務差旅賬戶號碼及付款總金額至:Corporate.Remittances.HK@aexp.comBTAHongKong@aexp.com

對賬收據
若並未全額支付賬戶結餘*,必須將對賬收據隨所有支票及電子轉帳付款一併交予本公司。對賬收據將列出所有你將繳付及需要提出申訴的交易詳情。

如果您使用紙本或 PDF 格式結單的對賬收據,請於寄出支票或款項已轉賬至美國運通賬戶當天,將收據以電郵傳送至:bta.client.services@aexp.com

如欲自行準備對賬收據,請按此於網上查閱建立及傳送電子對賬建議書的相關指示。

*美國運通需要求閣下依照以上指示,以確保可正確無誤繳付各交易。若沒有提出任何申訴或預扣任何帳單內的特定交易 (全額繳付賬戶餘額),則毋須理會上述指示。

遺失付款
若付款時並未附上月結單的結賬部份,或該單據並不正確,有關付款將不會存入賬戶,該差旅賬戶將逾期繳付,被收取逾期罰款。

逾期還款費用
為免被徵收逾期還款費月,請確保收到月結單時,必須全數支付結餘總數。如未全額繳清餘額,請務必連同付款向美國運通發出對賬收據,並清楚指示已繳付的款項及需要申訴的交易。

如收到下一張月結單前尚未全額繳付,美國運通可能會就逾期款項向貴公司收取逾期費用。款項必須在下次賬單截數日前 3 天辦理,以確保有足夠時間處理款項。

若商務差旅賬戶的付款已逾期 45 天,本公司將透過電話或信件聯絡計劃聯絡人,通知其運賬戶將被停用,本公司將於通知計劃聯絡人後才執行停卡動作。

表格
直接轉賬授權表格
更改公司資料表格

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如何在 BTA 對賬及付款

簡單步驟
我們提供不同選項,助你的商務差旅賬戶對賬時更輕易及更具效率。

月結單
請檢查月結單內有否錯誤資料,特別是新增簽賬、逾期交易及最新付款及信用部份。上一期付款會列於已繳清交易部份內。若你已繳付所列的逾期交易,而該筆款項顯示已被接收,即代表該付款尚未入賬。若遇上此情況,請致電商務差旅賬戶香港團隊:(+852) 2277 1096

對賬收據
若您並非全額繳清到期金額,請填寫對賬收據。您可以在月結單內,找到實體及 PDF 格式的對賬建議書。請點選所有準備付款的交易,並載明你將會繳付的金額。如果你接收的賬單為 Excel 或 eData 格式,請另行填寫電子版「對賬收據」。填寫完畢後,請將完整的表格傳真或電郵至商務差旅賬戶服務團隊,並連同付款日期、總金額及商務差旅賬戶號碼一併發出。

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常見問題

如何新增或更改公司聯絡人?
若貴公司需要新增或更改任何聯絡人,包括授權簽署人及計管聯絡人,請按此填寫更改公司詳情表格。填寫完畢後,請授權簽署人簽署表格,然後傳真至商務差旅賬戶香港團隊。本公司將於收到更改公司詳情表格計起約 10 個工作天完成所有變更。

如果變更 @ Work 的網上用戶資料?
請計劃聯絡人或公司內任何授權人士聯絡商務差旅賬戶香港團隊

如有任何賬單交易的問題應向誰提出?

請聯絡商務差旅賬戶香港團隊

如何取消商務差旅賬戶?
請以公司信紙寫明要求取消商務差旅賬戶,並傳真至商務差旅賬戶香港團隊。信件必須由貴公司的授權簽署人簽署。

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有用聯絡資料

商務差旅賬戶服務團隊:
電話:(+852) 2277 1096
傳真:(+852) 2811 2414
電郵:BTAHongKong@aexp.com
服務時間:星期一至五早上8:30 – 下午5:30(香港時間,公眾假期除外)

計劃管理員公司支援團隊:
電話:(+852) 2277 1095
傳真:(+852) 2811 2414
電郵:casthongkong@aexp.com
服務時間:星期一至五早上9:00 – 下午5:30(香港時間,公眾假期除外)

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