Firmy dążą do kontroli i minimalizacji kosztów – cel ten można osiągnąć między innymi poprzez efektywne zarządzanie wydatkami przeznaczonymi na podróże służbowe pracowników. Umożliwia to Rachunek Rozliczeń Podróży Służbowych BTA (Business Travel Account), służący do płatności za bilety lotnicze zakupione w biurze podróży. Wdrożenie centralnego Rachunku BTA umożliwia Firmie kontrolę, analizę oraz planowanie wydatków związanych z podróżami służbowymi pracowników.
Rachunek Rozliczeń Podróży Służbowych BTA to:
- Kontrola kosztów – dzięki konsolidacji wszystkich transakcji dokonanych w biurze podróży na jednym wyciągu, Firma może płacić tylko raz w miesiącu, zbiorczym przelewem za bilety lotnicze, unikając w ten sposób skomplikowanych i czasochłonnych rozliczeń z dostawcami.
- Lepsza płynność finansowa – American Express kredytuje wydatki Firmy nawet do 59 dni; dzięki wydłużeniu terminu płatności, Firma może poprawić wskaźniki płynności finansowej.
- Bezpieczeństwo pracowników – przy zakupie biletów lotniczych w ramach Rachunku BTA osobie podróżującej przysługuje ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków.
Szczegółowe raportowanie z uwzględnieniem szczegółów podróży oraz dodatkowych centrów kosztowych
Dzięki zaawansowanej rekonsyliacji, polegającej na łączeniu danych o transakcjach z systemu American Express z fakturami wystawianymi przez biuro podróży, generowana jest znaczna oszczędność czasu wynikająca z minimalizacji pracy po stronie osób odpowiedzialnych za weryfikację faktur.
Firma otrzymuje zweryfikowany i czytelny raport, który może być w prosty sposób zaimportowany do systemu finansowo-księgowego.
Rachunek BTA jest rozliczany wg faktur faktycznie wystawionych w danym miesiącu, a nie wg transakcji zaksięgowanych, co ma kapitalne znaczenie przy rozliczaniu faktu zbiorczych – wykazywane są zarówno bieżące obciążenia, jak i ewentualne zwroty czy korekty z danego miesiąca, które pomniejszają saldo do zapłaty.
Dane z raportów stanowią podstawę do analizy i poszukiwania obszarów dalszego obniżania kosztów.
„My Card Account"
Bieżący dostęp do wyciągów elektronicznych – usługa „My Card Account” zapewnia Firmie łatwy i bezpieczny dostęp do wyciągów oraz do danych o obciążeniach bieżących (wydatkach poniesionych po ostatnim zestawieniu transakcji).
Opieka dedykowanego Zespołu ds. Obsługi Rachunku BTA
Dzięki lokalnemu zespołowi dedykowanemu wyłącznie prowadzeniu i obsłudze Rachunków BTA, Firma ma jeden punkt kontaktu w jakichkolwiek sprawach dotyczących jej transakcji. Departament BTA jest odpowiedzialny za przygotowywanie raportów, kontakty z biurami podróży, podnoszenie limitów, procesy reklamacyjne i wszelkie kwestie związane z funkcjonowaniem BTA.
