中小企業想以小搏大 現金流管理為首要

作者:美國運通副總裁兼環球企業支付業務部香港及台灣區總經理 施穎嘉


台灣中小企業涵蓋了97%以上的企業總數,以及77%以上的就業人口。當整體經營環境變得嚴峻之時,中小企業的困境則變成台灣經濟發展的阻礙,而中小企業的財務問題常是最主要的壓力所在。有盈餘並不代表有自由的現金流,資金周轉不靈更常是許多台灣中小企業面臨的考驗,加上中小企業通常缺乏專業財務人士有效控管營運現金流,有些產業在營業額愈大時,伴隨的資金缺口也更大,甚至可能因為一個環節的疏忽而導致公司陷入營運困難。這時「現金流」對中小企業來說,就像維繫生命的命脈,即便是在紙上獲利成績斐然,但若缺乏現金流可能會對企業造成毀滅性的災難。


現金流的管理關鍵在於「追蹤現金流向」、「準確預測即將發生的支出」以及「與供應商維持良好關係」。然而,一般中小企業現金調度常以短支長,先解決短期困擾為主,例如延遲付款予合作廠商或是持續對合作廠商砍價等,而無法對中長期資金缺口預做籌措規劃。為與合作廠商建立穩固的夥伴關係,企業如何在不傷害公司的現金流的狀況下,盡快支付款項予合作廠商就更顯關鍵。以筆者的觀察為例,台灣旅遊業時有所聞的旅行社倒閉潮,資金周轉不良往往是導致其發生的主因之一。以代墊代付為主的旅遊業,常常需要即時支付合作廠商(如各大飯店/航空公司)大筆資金;此時,具有電子支付工具特性的企業卡,不僅可以讓企業即時支付廠商,並提供企業最長51天的付款週期,大大拉長企業的現金週轉期限,還可讓供應商關係更為穩固,同時建立公司信用。


另,我發現台灣企業中的員工代墊商務及差旅等公帳支出以及之後報帳、銷帳的方式,主要是以現金或個人信用卡支付,再依據實體發票與收據報銷,尤其是國外差旅費常因匯率兌換造成結帳金額差異,信用卡帳單便成為個人請款的重要憑據。然而,自新版個資法上路之後,發票與簽帳單上的個人信用卡資訊,便成為公司審核個人銷帳單據時,可能衍生的個資洩漏風險。以企業為發卡單位、再由企業自行決定持卡人名單的企業卡 ,正好為企業提出更好的商務及差旅等公帳開支解決方案,加上電子化的交易處理,能統一支付企業的所有商務及差旅支出,不僅無需再讓員工以個人信用卡或現金代墊,造成各種不便及困擾;企業卡的月結單及各式月報表或管理報表更可輕鬆讓公司的商務差旅支出管理透明化。


GXS與PayStream Advisors發佈的「全球電子發票 - 全球應付帳款自動化狀況」最新報告指出,電子發票是2013年的首要自動化目標,而名列第二的即是電子付款。其中56%受訪者希望降低整體處理成本,43%希望應付帳款部門能做到無紙辦公,以及38%希望縮短發票的審核時間。另根據Paystream於2010年發佈的《Electronic Processes: Streamline P2P, Reduce Cost》報告,由於電子支付工具提供更具成本效益的優勢—也就是現金流彈性,以讓傳統支票的優勢漸漸消失。


傳統支票不僅處理時間較長且容易被偽造、還有票期長短及可否兌現的風險、開狀則會增加營運成本、而匯款會有交易先後即立即影響公司現金流的考量,相較而言,企業卡具有方便性、更可有效追蹤掌控支出、提升交易安全、減少現金支付、節省作業成本及減少舞弊等特性,即使款項有問題,公司的財務管理者可從系統中輕易找出問題點,讓企業獲得充分保障。


企業標竿推動組織APQC在其2011年《營運資金管理與現金流智慧》報告中點出了採用集中及標準化財務交易流程,對於企業可掌握資訊並準確預測未來財務壓力點的重要性。報告指出:「採行適合的企業開支管理方案的公司,能夠即時分析現金流流向,提供管理階層正確可靠的財務預測,並對可動用現金留出最佳的運用。


由此可見,在「現金流為王」的世代裡,企業開支管理方案對於中小企業更顯重要。生意取勝之道不單是爭取商機,在中小企業開疆闢土的同時,良好的財務管理將會幫助企業更上一層樓。