企業成本控管好 銀彈更可用在刀口上

「魔鬼總在細節裡。」這句老掉牙的話,卻一語道破企業經營成敗的關鍵。在全球經濟情勢詭譎萬變的環境下,企業還真的不能不錙銖必較,像是許多不經意就花掉的商務或差旅開銷,常常就是耗蝕企業資本的原兇。


開支控管對於資本有限的中小企業來說尤其重要。事實上,企業只要掌握幾個訣竅即可輕鬆做好開支控管:

一、 與供應商合作無間


成功的企業大多與其供應商維持著良好的關係,這樣良好的關係讓該企業在瞬息萬變的商場上能夠屹立不搖,也能在需要大幅成長時提供不敗的利基。要與供應商維持良好的關係,從一開始的供應商選擇就很重要,不要只看此單一供應商的報價,而是要就企業整體的安排來做考量,因為選擇了一個好的供應商並與其維持良好的關係,就能輕易的掌握這一部份的企業支出。


除此之外,還要縝密的評估供應鏈,才能找出對企業來說最佳的做法。舉例來說,如果一個企業沒有固定配合的供應商,而是當每次當供給不夠時再找供應商出貨,這樣的狀況就很不容易控制此品項的支出。


此外,每一筆採購都會有交易成本發生,只要透過企業卡來統一付款,企業即可透過企業卡的平台來掌控每一筆開支,進而重新審視其整體的開支狀況。如此一來,企業即可輕鬆管理商務支出,掌握完整的開支狀況進而方便與各家廠商議價,再選擇願意提供最划算價格或回饋的廠商進行集中採買,為公司獲得最大利益,而合作廠商也可因採購量增加而達到雙贏的局面。


二、 重新審視會議相關的支出


即便企業要進行節流,例行會議的舉行與大型會議的參與對於企業言而仍然是相當重要的。因為透過公司內部的會議,員工可以得知公司的最新近況,也可透過會議的討論激發出一些新穎的點子;而外部的會議更使可以讓公司的主管了解市場發展並建立商業網絡。然而,不管是內部會議還是外部會議,是主辦還是參與,都可能產生相當的費用,所以企業需要重新思考他們如何看待這些會議且如何花最少的經費達到最大的效用。


以企業內部的會議為例,每次的會議都應該是有重點、有效率且僅邀請與其會議要討論的主題有直接關聯的員工來參加即可;就參與外部會議來說,不要輕易安排一趟旅程只為了參與一個不必要的會議,而要確定每一次參與的會議都是重要且對公司是有幫助的,這樣才能更有效的管理公司會議的支出。


而選擇企業卡做為公司的商務及差旅支出管理工具也可以幫助公司節省下大筆的費用。以常需指派員工出差到香港開會的公司為例,不論是以企業卡支付機票、飯店住宿或出差期間的誤餐費用,每一筆支出皆可以獲得會員酬賓點數或是亞洲萬里通里數的回饋,還可以讓公司清楚掌握會議支出的細節。


三、 以企業卡做為商務開支的管理方案


企業卡不僅可以為公司省下大筆的差旅開支,更重要的是,它還提供企業一個先進的管理平台來掌握所有商務支出,並提供支出的透明度、還可透過線上管理系統來統一並簡化付款流程,大幅提高企業開支策略的依循度。


企業卡所提供的帳單整合及統一付款方式還可以減低交易成本,並縮短沖銷員工代墊公帳的行政及記帳之處理時間;而企業卡會員的消費資料可與大部分的企業會計系統自動彙整,消費資料不僅透明化更提供各式月報表或管理報表,讓財務管理更透明、簡單,管理企業商務支出更輕鬆!


據美國運通與A.T. Kearney於2008的研究結果顯示,以美國運通企業卡進行有效的商務支出控管可讓企業降低54%的行政管理費用,讓企業不只省時省力,更能省下銀彈用於研發、提高技術品質、拓展新市場等方面,爭加競爭力!