American Express vPayment – Checkliste für Hotels

The below Information is intended for hotels with guests paying with American Express vPayment. As a supplier, we want to provide you with the key information necessary to process vPayment transactions.

Informationen zu American Express vPayment Zahlungen in Hotels

Die folgenden Informationen richten sich an Hotels mit Gästen, die mit American Express vPayment bezahlen. Als Leistungsträger möchten wir Ihnen die wichtigsten Informationen bereitstellen, die Sie für die Einreichung einer vPayment Transaktion benötigen.

Wenn Sie bereits American Express Kreditkarten akzeptieren, können Sie auch American Express vPayment akzeptieren.

Was genau ist American Express vPayment?

Für unsere Firmenkunden: Das v in vPayment steht für virtuell. Die virtuellen Zahlungslösungen erlauben Kunden, ohne z. B. Vorlage einer physischen Kreditkarte, aber mit für das Unternehmen wichtigen Informationen wie z. B. Kostenstelle/Ausgabenart zu bezahlen.

Für das Hotel: Bei American Express vPayment handelt es sich um eine virtuelle Kartennummer, welche explizit für diesen Aufenthalt in Ihrem Hotel generiert wurde und mit dem Wert der Leistungen belastet werden kann, welche bei der Buchung durch das /(Online-)Reisebüro, die Hotelbuchungsplattform oder den Kunden freigegeben wurden. Sie können diese Nummer im Rahmen Ihrer regulären Akzeptanzvereinbarung mit American Express autorisieren und belasten. Sie ist gültig für die Abrechnung der in der Buchung genannten Leistungen und es ist für diese Positionen keine physische Karte vom Gast vorzulegen.

Kann ich American Express vPayment akzeptieren?

Ja, American Express vPayment Nummern können im Rahmen der bestehenden Akzeptanzvereinbarung von Ihnen autorisiert und belastet werden.

Wie kann ich eine American Express vPayment Nummer belasten?

Diese Kontonummer kann wie eine gewöhnliche Transaktion mit manueller Eingabe (z. B. wenn der Karteninhaber nicht persönlich vor Ort ist oder wenn die Kartennummer hinterlegt wurde) in Ihrem Autorisierungsterminal eingegeben werden. American Express bestätigt, dass es bei dieser Transaktion nicht erforderlich ist, eine Karte vorzulegen, da die Buchung nicht vom Reisenden selbst durchgeführt wurde.

Wie erkenne ich, dass es sich bei der Kartennummer um eine vPayment Nummer handelt?

Die Hotelbuchungsplattform / das Reisebüro teilt Ihnen dieses im Rahmen der Buchung mit.

Welche Vorteile entstehen für Sie durch den Einsatz von vPayment?

Bislang wurden die Aufenthalte dieses Kunden über Rechnungen abgewickelt. Durch die Möglichkeit die Bezahlung heute über vPayment abzuwickeln erhalten Sie Ihre Zahlung bedeutend schneller. Ihr Kunde profitiert dabei von einer sehr einfachen Verbuchung der einzelnen Transaktionen, der Vermeidung von Missbrauch sowie einem verlängerten Zahlungsziel analog der allgemeinen Kartenkonditionen.

Wie erhalte ich die Bezahlung?

Sie erhalten Zahlungen auf dieselbe Art und Weise und innerhalb desselben Zeitrahmens wie bei allen anderen American Express Transaktionen.

Was ist der Unterschied zu anderen Produkten von American Express?

American Express vPayment ist eine virtuelle Bezahllösung. Es gibt keine dazugehörige Plastikkarte. Die vPayment Transaktionsnummer wird ausschließlich für die auf der Kostenübernahmeerklärung aufgeführten oder bei der Buchung freigegebenen Services generiert. Diese vPayment Transaktionsnummer kann nur für diese eine Buchung verwendet werden

Wo erhalte ich eine vPayment Nummer?

Sie erhalten die Nummer im Rahmen der Buchung, zum Beispiel auf der Kostenübernahmeerklärung. Für jede Reservierung gibt es eine neue Nummer, die ausschließlich für diesen speziellen Aufenthalt sowie die freigegebenen Ausgaben belastet werden kann. Diese nötigen Informationen können Sie der Buchung entnehmen.

Was kann ich dieser Nummer belasten?

Im Rahmen der Buchung informiert Sie der Buchende, welche Ausgaben dieser Kartennummer belastet werden können. Alle anderen Ausgaben müssen direkt mit dem Reisenden abgerechnet werden. Zum Beispiel:

  • Sollte in der Reservierung die Belastung der Übernachtung, plus Steuer, plus Frühstück freigegeben worden sein, müsste der gesamte Betrag der vPayment Nummer belastet werden.
  • Sollte in der Reservierung nur die Belastung der Übernachtung und des Frühstücks freigegeben worden sein, müssten alle zusätzlichen Leistungen der vom Reisenden vorgelegten Karte belastet werden.

Wie gehe ich beim Check-In vor?

Eine American Express vPayment Nummern muss nicht vor dem Check-In autorisiert werden, da sie explizit für diese Buchung generiert wurde.

Die Autorisierung führen Sie wie gewohnt beim check-in durch.

Schritt 1 – bitte autorisieren Sie für die vPayment Nummer den Betrag für die auf der Buchung freigegebenen Leistungen.

Schritt 2 – bitte nutzen Sie die Karte des Reisenden für sämtliche Leistungen, die nicht über die vPayment Nummer belastet werden dürfen, wie bspw. zusätzliche Übernachtungen, Minibar und Upgrades.

Falls Sie eine Vorab-Autorisierung beim Check-in benötigen, bitten wir Sie sicherzustellen, dass der Autorisierungs-Code für die folgende Buchung benutzt wird. Wenn Sie also zum Check-in autorisieren, bitte nicht erneut beim Check-out autorisieren, da dies zur Ablehnung aufgrund der doppelten Autorisierung führen würde.

Meine Autorisierung wurde abgelehnt, was nun?

Bitte prüfen Sie, ob die eingegebenen Daten korrekt sind – vPayment Nummer, Gültigkeitsdatum, Belastungsbetrag, CVC Code wie freigegeben? Sollte dieses der Fall sein, stellen Sie bitte sicher, dass nicht versucht wurde die Nummer doppelt zu autorisieren.

Welchen Namen und welche Adresse gebe ich bei der Reservierung als Karteninhaber ein?

Bitte geben Sie entweder den Namen an, der Ihnen bei der Buchung mitgeteilt wurde oder falls nicht verfügbar den Namen und die Adresse des Buchenden oder den Namen und die Adresse der Travel Management Company, sofern die Nummer auf deren Namen läuft.

Welche Schritte sind beim Check-Out nötig?

Bitte beim Check-out NUR DANN autorisieren, wenn nicht bereits beim Check-in autorisiert wurde. In diesem Fall führen Sie die Belastung mit dem während des Check-Ins erhaltenen Autorisierungscode durch.

Folio A – Autorisierung und Transaktion durchführen durch die auf der Reservierung genannte virtuelle Kartennummer und Monat/Jahr der Kartengültigkeit. Höhere Belastungen als dort genannt können idR nicht durchgeführt werden. Bitte drucken/vermerken sie „BEZAHLT“ auf der Rechnung und händigen Sie diese dem Reisenden als Beleg aus oder senden Sie diese an den Auftraggeber. Möglicherweise sind Angaben zum Umgang mit dem Rechnungsbeleg auf der Reservierung vermerkt. Sollten keine Angaben gemacht sein, händigen Sie dem Reisenden bitte den Rechnungsbeleg aus.

Schritt 1 – Bitte belasten Sie die vPayment Nummer unter Einreichung der Nummer und des Gültigkeitsdatums mit dem Betrag für die freigegebenen Leistungen. Es ist möglich für die einzelnen Posten individuelle Belastungen einzureichen. Idealerweise versenden Sie die Rechnung für die über vPayment belasteten Positionen direkt an das Unternehmen des Reisenden. Alternativ können Sie diese dem Reisenden aushändigen. Bitte weisen Sie ihn in diesem Fall darauf hin, dass diese mit der Reisekostenabrechnung einzureichen ist.

Schritt 2 – Alle anderen Ausgaben belasten Sie bitte der durch den Reisenden vorgelegten Kreditkarte, z.B. durch eine American Express Corporate Card.

Meine Belastung wurde abgelehnt, was nun?

Bitte überprüfen Sie, ob Sie die Autorisierungsnummer angegeben haben, welche Ihnen bei der Autorisierung der vPayment Nummer von American Express mitgeteilt wurde. Stellen Sie bitte zudem sicher, dass der Betrag den freigegebenen Wert nicht überschreitet. Sollte das Problem weiter bestehen kontaktieren Sie bitte den Autorisierungsservice bei American Express.

Was mache ich bei Umbuchungen?

Bei einer Umbuchung erhalten Sie eine aktualisierte Buchung von der die Buchung durchführenden Stelle. Bei ordnungsgemäßer Umbuchung wurde der maximale Belastungsbetrag entsprechend der neuen Buchung angepasst. Sollte der Gast ohne Autorisierung umbuchen, belasten Sie die zusätzlichen Beträge bitte der Karte des Reisenden.

Ich habe einen falschen Betrag autorisiert und belastet, was nun?

Die Account Nummer gilt nur für den auf der Buchung ausgewiesenen Betrag. Sollten Sie einen zu geringen Betrag belastet haben, können Sie die Differenz in einer zweiten Transaktion durchführen.

Wen kann ich kontaktieren, wenn ich weitere Fragen zu vPayment habe?

Sie möchten mehr über American Express vPayment erfahren? Dann wenden Sie sich an den vPayment Kundenservice zu den üblichen Geschäftszeiten.